مديريك سازمان معمولا مهمترين شخص سازمان است و معمولا بالاترين مزايا و حقوق را در سازمان دريافت ميكند. برخلاف بسياري از تصورات ما، وظيفه اصلي مدير ارشد سازمان اجراي كارهاي اجرايي و عملياتي روزمره نيست. متخصصين علم مديريت ، چهار وظيفه اصلي مديريت ارشد يك سازمان را به صورت زير تعريف مي كنند. اين وظايف عبارت است از :

  • سازماندهي
  • هدايت
  • برنامه ريزي
  • نظارت و كنترل
وظايف مديريتوظايف مديريت

از وظايف اساسي مديريت ارشد هر مجموعه، برنامه ريزي و نظارت بر حسن انجام برنامه مي باشد. پيش نياز برنامه ريزي درست عبارت است از شناسايي وضع موجود سازمان و تشخيص وضع مطلوب. هر مدير با تشخيص اين دو مطلب مي تواند برنامه لازم براي حركت از وضعيت موجود به وضعيت مطلوب سازمان را به صورت رسمي و يا غير رسمي، زماندهي و برنامه ريزي نمايد.

اين برنامه ها بايستي در راستاي اهداف و چشم انداز سازمان و مطابق ماموريت آن مي باشد. برنامه مي تواند رسمي و يا غير رسمي باشد. در واقع بسياري از سازمانهاي كوچك و حتي كسب و كارهاي انفرادي از يك برنامه غير رسمي كه توسط گرداننده كسب و كار و يا كارآفرين آن مجموعه ارائه شده و يا حتي در ذهن او وجود دارد، تبعيت مي كند.

اما در بسياري از سازمانهاي بزرگ، برنامه به صورت رسمي ارائه مي شود. مزاياي برنامه ريزي رسمي عبارتند از:

  • شفاف سازي مسير دسترسي هدف براي همه كاركنان
  • كاهش اثر تغييرات محيط بر سازمان
  • كاهش ضايعات و دوباره كاريها
  • بهبود نظارت و كنترل
مزاياي برنامه ريزي رسميمزاياي برنامه ريزي رسمي

اما اين برنامه ريزي بايستي در دسترس و قابل كنترل باشد. منظور آن است كه اين برنامه ها بايستي از نظر اجرايي براي آن سازمان متناسب و قابل اجرا ياشد و از هرگونه بلند پروازيهاي بيجا بايستي پرهيز نمود. موكول كردن برنامه به اجراي شرايط محال و يا بسيار مشكل براي سازمان از معايب اساسي يك برنامه ريزي خوب است.

مسئله ديگر در برنامه ريزي، آن است كه اهداف اين برنامه ها بايستي به كميتهاي قابل اندازه گيري قابليت تقسيم شدن داشته باشد كه در هر مرحله بايستي بتوانيم آن را كنترل كرده و ميزان پيشرفت و يا انحراف اجرا از برنامه را سنجيد. با دقت در بسياري از برنامه هاي ارايه شده توسط مديران مشخص مي شود كه اهداف اين برنامه ها اصولا قابل اندازه گيري نيست. بنابراين اجراي اين برنامه ها نيز بسيار مشكل است. مثلا برنامه هايي كه در راستاي بالا بردن فرهنگ كار و يا شاخصه هاي اخلاقي و فرهنگي جامعه و يا سازمان تدوين مي شود.

نكته مهم در برنامه ريزي، قابليت زمان بندي يك برنامه مي باشد. برنامه بايستي در مدت زماني مشخص شروع شده و در زمان مشخصي نيز خاتمه يابد. اين مدت زمان ميتواند كوتاه مدت و يا بلند مدت باشد. ولي موكول كردن زمان انجام و يا پايان يك برنامه به زمانهاي موهومي كاري بسيار اشتباه است.

مسئله مهم ديگري كه در زمينه برنامه ريزي وجود دارد، اين است كه برنامه بايستي در جهت اهداف و ارزشها و ماموريت يك سازمان باشد. واگذاري ماموريتها و برنامه ها براي سازماني كه براي آن هدف ايجاد نشده، تنها اتلاف منابع و زمان است. مانند واگذاري پروژه هاي عمراني به سازمانهاي نظامي و يا واگذاري پروژه هاي اجرايي به بانكها ويا موسسات مالي نمونه هاي بارز اشتباه در زمينه عدم تناسب ماموريت و شرح وظايف سازمان با برنامه هاي ارائه شده است.

پس از طراحي و ابلاغ برنامه ها، اين برنامه ها بايستي به درستي اجراشود. بدون اجراي دقيق و كنترل مداوم حركت سازمان در مسير برنامه، دقيق ترين و مناسب ترين برنامه ها تكه كاغذي بيشتر نيستند . وظيفه كنترل و نظارت برحسن انجام برنامه توسط سازمان از وظايف اصلي مدير ارشد سازمان است .

معمولا در سازمانهاي بزرگ جهت كمك به مدير ارشد و ارايه گزارش به مدير عامل و ساير اعضاي هيئت مديره واحدي به نام واحد برنامه ريزي وجود دارد. برنامه ريزي و زمان بندي و كنترل پروژه در سازمانها موضوع رشته تحصيلي مهندسي صنايع است .در حقيقت سازمانها و شركتهاي بزرگ با استخدام مهندس صنايع بدون سابقه و تشكيل واحد برنامه ريزي سعي در منظم نمودن برنامه هاي گسترده سازمان و تطبيق اجراي اين برنامه ها با زمان و هزينه پيش بيني شده در برنامه را دارند. در حقيقت مهندسين صنايع برنامه ريزي نمي كنند چون اين وظيفه اصلي مديريت ارشد سازمان است. وظيفه مهندسين صنايع تقسيم برنامه اصلي به برنامه هاي فرعي كوچكتر و اختصاص زمان و منابع براي اجرا با مشورت با تمام واحدهاي درگير و هماهنگ كردن واحدهاي مسئول اجراي برنامه و پيگيري گزارش واحدهاي درگير در اجرا و خلاصه بندي و گزارش دهي به مديريت ارشد است.

بدين ترتيب مديريت ارشد در هر مرحله مي تواند در جريان روند اجراي برنامه قرار گرفته و به سرعت اقدام به رفع مشكلات و كاستيهاي موجود نمايد تا برنامه به بهترين نحو انجام پذيرد.

يكي از بهترين سازمانهايي كه در ايران اقدام به حركت به صورت برنامه محور مي نمايد شركت نفت و شركتهاي تابعه مي باشد. تمام اين كارها در اين شركت عظيم از استخدام شركت نفت تا روندهاي مطالعاتي و عملياتي اجراي پروژه هاي بزرگ به صورت كاملا برنامه ريزي و زمان بندي شده اجرا مي شود .

با اجراي دقيق اين برنامه ها مي توان يك پروژه بزرگ را سازماندهي نمود. مثلا چه موقع بايستي اقدام به جذب پيمانكار نمود. چه موقع اقدام به استخدام عمران و يا ساير مهندسين مرتبط نمود و بودجه ها چگونه اختصاص يابد تا يك پروژه عظيم در زمان مقرر و با هزينه تصويب شده به بهره برداري برسد.

با هدف گذاري و برنامه ريزي مناسب و اجراي دقيق اين برنامه ها ضمن پرهيز از روزمرگي در سازمان مي توان به رشد و توسعه آن سازمان و ادامه حيات سازمان در دنياي متغير تجارت امروز اميدوار بود.

 

منبع:

سايت ويرگول